VILLAGE OF TAOS SKI VALLEY

ORDINANCE NO. 03-33

PERSONNEL ORDINANCE

          WHEREAS, the Village of Taos Ski Valley desires to provide for a Merit system of hiring, promoting and retaining employees; and

          WHEREAS, the Village of Taos Ski Valley recognizes the need to provide a system of employment that encourages all employees to treat the citizens of Taos Ski Valley, the visitors to the Valley and other employees with dignity, respect and good humor; and

          WHEREAS, the Village of Taos Ski Valley needs to provide for a fair and equitable personnel system for all its employees;

          NOW THEREFORE, the following Personnel Ordinance is hereby adopted by the governing body of the Village of Taos Ski Valley.

PASSED, ADOPTED AND APPROVED this 1st day of October, 2002.

THE VILLAGE OF TAOS SKI VALLEY

Neal King, Mayor

Attest:

Vanessa N. Chisholm, Deputy Clerk/Treasurer

Vote For 4 , Against 0

PERSONNEL

RULES AND REGULATIONS

INDEX

SECTION     TITLE

          SUBSECTION                                                                                               PAGE

PURPOSE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

SUMMARY OF EMPLOYEE BENEFITS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

1.                  DEFINITIONS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2.                  GENERAL PROVISIONS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

          .1       Compliance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

          .2       Purpose. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

          .3       Coverage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

          .4       Duties of the Village Administrator. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

          .5       Duties of the Director. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

          .6       Merit Principals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

          .7       Interpretative Memoranda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

          .8       Procedures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

3.                  EMPLOYMENT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

          .1       Recruitment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

          .2       Preference. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

          .3       Proof of Qualification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

          .4       Filing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

          .5       Rejection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

          .6       Supplemental Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

          .7       Examinations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

          .8       Exemption. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

          .9       Testing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

          .10     Administration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

          .11     Scoring. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

          .12     Notice of Results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

          .13     Retesting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

          .14     Confidentiality. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

          .15     Register. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

          .16     Establishment (Register). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

          .17     Names. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

          .18     Supplemental Registers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

          .19     Duration of Names. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

.20Removal of Names. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

          .21     Restoration of Names. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

          .22     Requests for Hire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

          .23     Methods of Certification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

          .24     Other Factors of Employment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

4.                  SELECTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

          .1       General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

          .2       Use of Lists of Eligibles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

          .3       Exceptions to Use of Lists of Eligibles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

          .4       Re-employment After Layoff. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

          .5       Required Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

          .6       Probationary Appointment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

          .7       Term Appointment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

          .8       Temporary Appointment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

          .9       Casual Appointment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

          .10     Emergency Appointment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

          .11     Promotion- Eligibility. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

          .12     Promotion- Effective Date. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

          .13     Promotion- Prior to Completion of Probationary Period. . . . . . . . . . . . . . 22

          .14     Promotion- Temporary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

          .15     Transfers- Intra-Department. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

          .16     Transfers- Inter-Department. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

          .17     Transfers- Light Duty Assignments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

          .18     Medical Examination. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

          .19     Prohibited Employment- Nepotism. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

5.                  CLASSIFICATION PLAN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

          .1       Preparation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

          .2       Content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

          .3       Revisions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

          .4       Allocations of Positions to Classifications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30

6.                  PAY PLAN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

          .1       Policy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31

          .2       Preparation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

          .3       Adoption. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

          .4       Revision. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31

          .5       Administration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31

          .6       Salary Schedule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

          .7       Salary Increases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

          .8       Salary Decreases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

          .9       Classification Reduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

          .10     Overtime Compensation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

          .11     Shift Differential. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

          .12     Holiday Pay. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

          .13     Call Back and Standby Time. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

          .14     Work Breaks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

7.                  CORRECTIVE ACTION, SUSPENSION, DEMOTION AND SEPARATION

          .1       Tenure of Employment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

          .2       Resignation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36

          .3       Reduction in Force. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

          .4       Order of Layoff. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

          .5       Notice of Layoff. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

          .6       Oral/Written Reprimands. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

          .7       Dismissals, Demotions, and Suspension Procedures. . . . . . . . . . . . . . . 37

          .8       Waivers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40

          .9       Demotion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40

          .10     Medical Layoff. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40

8.                  GRIEVANCE PROCEDURES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41

          .1       Purpose. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41

          .2       Jurisdiction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

          .3       Definition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41

          .4       Rights. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

          .5       Relevant Facts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

          .6       Procedure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

          .7       Appointment of the Grievance Hearing Officer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42

          .8       Responsibilities of the Grievance Hearing Officer. . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

9.                  POLITICAL ACTIVITY. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

          .1       Permitted. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44

          .2       Prohibited. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

          .3       Public Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

10.                PERFORMANCE APPRAISAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46

          .1       Performance and Development. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

          .2       Acknowledgment of Receipt of Plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46

          .3       Rebuttal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46

11.                TRAINING. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47

          .1       Responsibility For. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

          .2       Needs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

          .3       Education and Training Program. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

12.                WORK HOURS AND HOLIDAYS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48

          .1       Normal Work Week. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48

          .2       Normal Work Day. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

          .3       Overtime. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

          .4       Other Employment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

          .5       Outside Employment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48

          .6       Legal Holidays. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

13.                LEAVE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

          .1       Requesting Leave of Absence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

          .2       Annual Leave. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

          .3       Sick Leave. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51

          .4       Leave Without Pay. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

          .5       Absence Without Leave. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

          .6       Administrative Leave. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53

          .7       Educational Leave. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54

          .8       Military Leave. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

          .9       Emergency/Injury Leave. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

          .10     Temporary Disability Leave. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56

14.                RECORDS AND REPORTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

          .1       Village Personnel Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

          .2       Rights. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

          .3       Department Personnel Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

          .4       Confidentiality of Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

15.                MODIFICATIONS AND REVISION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58

          .1       Temporary Modifications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58

          .2       Revisions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58

VILLAGE OF TAOS SKI VALLEY

PERSONNEL RULES AND REGULATIONS

The purpose of these Rules and Regulations is to translate the broad language of the Village Personnel Ordinance into specific rules and regulations concerning such basic matters as recruitment, selection, classification, compensation, training, appeal right and many other aspects of Village employment.

These Rules and Regulations are a contractual agreement between the Village and its employees. Generally, this document describes what is to be done rather than how to do it; however, this document may be supplemented by an administrative manual, interpretive memoranda, and supervisory training.

Every consideration shall be given to the rights and interests of employees, supervisors and administrators, consistent with the best interests of the organization and the public. The Village Personnel Ordinance and Rules and Regulations are not construed to invest any “rights” in any employee that would impair or infringe on the rights of another employee, supervisor, the governing body or the public.

Continuous employment, advancement and transfer of employees covered by this personnel system shall be subject to good behavior, performance of work, loyalty, necessity for the performance of work, cooperation and the availability of funds.

These Rules and Regulations are subject to revision by the governing body as necessary by duly adopted resolution or as otherwise provided herein.

VILLAGE OF TAOS SKI VALLEY

Summary of Employee Benefits

1.        DEFINITIONS

The following definitions shall be used for descriptive purposes; in the event of any conflict between these definitions and the rule or regulation to which the definition apply, the latter shall take precedence.

“Acting Village Administrator” means the person appointed from time to time by the Village Administrator who shall act as the chief administrator when the short term absence or incapacity of the Village Administrator requires. The Acting Village Administrator shall have all the duties, authority, and responsibility of the Village Administrator during the temporary tenure.

“Allocation” means the action taken to assign a position to an appropriate classification.

“Bona Fide Occupational Qualification (BFOQ)” As used herein, "bona fide occupational qualification" means a qualification reasonably related to the satisfactory performance of the duties of a job and for which there is a factual basis for believing that a person of the excluded group would be unable to perform satisfactorily the duties of the job with safety or efficiency.

“Candidate” means any person who has qualified under these Rules for appointment to positions in a specific classification.

“Certification” means the act of submitting to a Department director the names of candidates on a "list of eligibles" for the purpose of making an appointment to a position.

“Classification” means one or more positions so similar in the essential character of their duties and responsibilities that the same pay range, title and qualification requirements can be applied.

“Classification Process” means research and analysis based on a comparative duties, responsibilities and qualifications by which appropriate classifications are determined.

“Classification Reduction” means a change from a classification with a higher salary range to a classification with a lower salary range.

“Classification Position” means a job which requires a regularly assigned combination of duties to be performed by one employee in the Village and a position which is not temporary, term or exempt.

“Compensatory Time” means time granted to an employee in lieu of overtime pay at the rate of one and one half (1.5) hours for every hour worked in excess of the employee’s standard work week.

“Demotion” means the change of an employee from a position in one classification to a position in a classification with a lower salary range for which the employee is qualified. This may result in a lower pay rate for the employee.

“Department” means the administrative grouping of Divisions, Sections and Units under a consolidated designation or body as specified by the current Village organizational structure.

“Department Director” means the head of an administrative department as specified by the current Village organizational structure.

“Director” means the Personnel Director or the Director's designee.

“Dismissal” means the involuntary separation of an employee for disciplinary reasons.

“Employee” means any authorized and appointed incumbent of a position in the municipal service.

“Employee Relations” means all matters that are subject to consultation, negotiation and communication among employees between employees and supervisors or between the governing body and administrative, supervisory or other employees.

“Employ” means the hiring of a person into a position.

“Exempt Position” means any Village Office, job, or position of employment as defined in subsection 2.3.

“Fact Finding” means the identification of the major issues in a particular dispute; the review of the position of parties; the resolution of formal difference by one or more impartial fact finders, and in the discretion of the fact finders, the making of recommendations for settlement.

“Fair Labor Standards Act (FLSA)” means the Federal Law (29 CFR 541) setting forth minimum wage, overtime pay, equal pay, record keeping and child labor standards for employees who are covered by the Act.

“Handicapped Person” means anyone who has a medically documented physical or mental impairment which substantially limits one or more of his or her major life activities or has a record of such an impairment or is regarded as having such an impairment.

“Hatch Act” means the Federal Law (5 USC Sections 1505 to 1508) which prohibits certain partisan political activity by an employee whose principal employment is in connection with an activity which is financed in whole or in part by loans or grants made by the United States or a federal agency.

“Hearing” means the process by which all positions of a grievance are presented and reviewed and in which the grievant is present.

“Immediate Family” means the parent, legal guardian, grandparent, spouse, child, sister or brother, father-in-law, mother-in-law and/or grandchild of the employee.

“Ingrade-Hire” means the authorized hiring of an employee at a rate higher than the initial or beginning rate in the pay range assigned to a position.

“Job Description” means a written statement of duties and responsibilities which characterizes a job and includes the education, experience, knowledge and ability required to perform the duties of the job.

“Just Cause” means any conduct, action or inaction arising from, or directly connected with, the employee's work which is inconsistent with the employee's obligations to the employer and reflects the employee's disregard of the employer's interests.

‘Layoff” means the involuntary separation, without prejudice, of an employee when a classified position has been abolished because of insufficient funds, because of lack of work resulting from a reduction in force or reorganization, or because of other reasons deemed to be in the best interest of the Village, as determined by the Village Administrator and approved by the governing body.

“Leave” refer to section 13.

“List of Eligibles” means a list of names certified by the Director from which a candidate may be selected for employment.

“Management” means the collective body of those who direct or administer within the Village's organization of Department, Division and Units.

“Market Adjustment” means the adjustment of salary ranges based upon prevailing market rates, internal equity, and other related factors.

“Office” means the Village Personnel Division.

“Overfill” means an incumbent who is being compensated at a rate higher than the maximum for the classification he/she holds.

“Overtime” means time an employee is directed and authorized to work in excess of the standard work week or, in the case of sworn police personnel, the standard work period.

“Para-Professional” means an incumbent who occupies a position which involves furnishing aid or support to the category of those incumbents of professional positions.

“Pay Plan” refer to section 6.

“Personnel Matters” means the discussion of hiring, promotion, demotion, dismissal, assignment or resignation of or the investigation or consideration of complaints or charges against any employee.

“Position” means an individual job within the Village.

           1.        Regular full-time position is an authorized position for full-time work which has no expiration date, unless due to layoff, and which has been approved by the governing body.

           2.        Regular part-time position is an authorized position for part-time work (Usually less than forty (40) hours per week) which has no expiration date, unless due to layoff, and which has been approved by the governing body.

           3.        Term position is a full-time or part-time position which has a fixed expiration date usually associated with funding or a specific project.

           4.        Temporary position is a position which can be full-time or part-time. Temporary positions do not earn any of the rights or leave benefits accrued by regular positions.

           5.        Casual position is a position whose functions normally perform less than twenty (20) hours of scheduled work within a forty (40) hour work week but whose work week may exceed twenty (20) hours per week during a twelve (12) month period. A list of casual employees may be maintained by the Director so such employees can be called on an "as needed" basis.

“Probationary Period” means a period of time served by an employee in a classified or term position during which the employee must prove her/his ability to adequately perform job. See subsection 4.6.

“Professional Employee” means an employee engaged in work in which the employee's primary duty must be either:

           1.        Work requiring knowledge of an advanced nature in a field of science or learning, typically obtained by a prolonged course of specialized instruction and study; or

           2.        Work that is original and creative in character in a recognized field of artistic endeavor, the result of which depends primarily on the employee's invention, imagination, or talent; or

           3.        The employee must consistently exercise discretion and judgment; or

           4.        The employee must perform work that is predominantly intellectual and varied as distinguished from routine mental, manual, mechanical, or physical duties; or

           5.        The employee must not spend more than twenty (20) percent of the time worked in the work week on activities not essentially a part of and necessarily incident to the professional duties.

“Promotion” means the change of an employee from a position in one classification usually to a position in a classification with a higher salary range.

“Protective Services” includes positions such as police officers, dispatchers or jailers which involve guarding, shielding or saving activities through the Police Department (other than administrative support).

“Property Rights” means that which is peculiar or proper to any person, an aggregate of legal rights which are guaranteed and protected, both corporeal and incorporeal.

“Reclassification” means the process of analysis by which an established position is

reviewed to determine whether the duties and responsibilities of that position warrant a change in classification designation.

“Regular Employee” means a person in a classified position who has successfully completed the probationary period.

“Regular Position” means a full or part-time position that is funded as regular and has been designated in the annual budget to receive leave and other benefits.

“Reprimand” means the formal written censure of an employee by a supervisor with the knowledge of the Village Administrator. This includes documented oral admonishments.

“Resignation” means a voluntary separation from the Village at the request of the employee.

“Rules” means the Personnel Rules and Regulations promulgated in accordance with the provisions of the Personnel Ordinance.

“Salary Range” means a division of the salary schedule to which classifications are assigned.

“Selection” means the choosing of a candidate for employment.

“Seniority” means a status attained by length of continuous service in the Village.

“Separation” means the cessation of employment with the Village.

“Sexual Harassment” means behavior of a sexual nature that is so objectively offensive as to alter the conditions of an individual’s employment.

“Status” means position or rank in relation to others.

“Supervisory Employee” means an employee having the authority to exercise independent judgment in performance of work; to recommend hiring, transferring, suspending, layoff, recalling, promoting, or disciplining an employee; or one who has the responsibility to adjust employee grievance.

“Suspension” means the involuntary separation without pay for a designated time not to exceed thirty calendar days of an employee for disciplinary reasons.

“Termination” means the voluntary or involuntary end of employment for an employee.

“Test” means a method of measuring qualifications, fitness and ability, and includes tests that are written, rated, oral, physical or in the form of a demonstration of skill or any combination thereof.

“Transfer” means the movement of an employee from one position to another position in the same classification with the same salary range without any break in service.

“Veteran” means any person except one receiving a retirement annuity, who served in the United States Armed Forces for at least one hundred eighty (180) days and/or was separated under other than dishonorable conditions. An individual separated from the Armed Forces prior to completing one hundred eighty (180) days of service for a service-connected disability shall not be considered a veteran.

“Village” means the Village Personnel Services created by the Personnel Ordinance and includes all organizational units and positions covered by the Personnel Ordinance.

“Village Administrator” means the chief administrative officer of the Village, appointed by the Mayor with the approval of the governing body.

“Worker's Compensation” means the fund established to provide benefits to employees injured on the job.

2.        GENERAL PROVISIONS

2.1      Compliance. All persons operating under the provisions of these Rules shall conform to, comply with, and aid in all proper ways in carrying out the provisions of these Rules.

2.2      Purpose. These Rules are designed to provide a modern personnel system thereby promoting efficiency in the conduct of public business and assuring fair and impartial treatment for all applicants for employment and all employed by the Village.

2.3      Coverage. The Personnel Ordinance and Rules and Regulations cover all positions except:

           A.        Officials elected by popular vote or appointed to fill vacancies in elective offices; members of Village boards, commissions and committees appointed by the Mayor and approved by the governing body; and those on professional services contract;

           B.        The following employees designated as exempt, not necessarily FLSA exempt, are covered by the Personnel Ordinance and the Personnel Rules and Regulations and entitled to the same rights and privileges afforded other employees, except for the rights and privileges of selection, appeal of disciplinary action, grievance procedures or dismissal:

                       1.        The Village Administrator, Village Attorney, or positions designated exempt by the Village Administrator and approved by the governing body; and

                       2.        Employees in the Municipal Court.

2.4      Duties of the Village Administrator. The Village Administrator shall be responsible for the administration of the Village personnel system.

2.5      Duties of the Director. The Director shall administer all personnel activities regarding the Rules and Regulations.

2.6      Merit Principals. The Village of Taos Ski Valley adopts the following merit standards, which shall govern in all personnel practices:

           A.        Recruiting, selecting, and advancing employees will be on the basis of their relative ability, knowledge, skill and performance, including open consideration of qualified candidates for initial employment.

           B.        Equitable and adequate compensation will be provided.

           C.        Employees will be trained as needed to improve the quality of performance.

           D.        Employees will be retained on the basis of the adequacy of their performance. Provisions will be made for correcting inadequate performance and separating employees whose inadequate performance cannot be corrected.

           E.        Non-discrimination of candidates and employees in all aspects of personnel administration without regard to race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, age, handicap, or other non-merit factors, and with proper regard for their primary and constitutional rights as citizens will be assured.

           F.        Employees will be informed of their political rights and prohibited practices under the Hatch Act by the Director.

2.7      Interpretive Memoranda. The Village Administrator and Director may issue such interpretive memoranda as are necessary to interpret the provisions of these Rules.

2.8      Procedures. The Director shall establish and maintain procedures for the operation of the office and the implementation of these Rules.

3.        EMPLOYMENT

3.1      Recruitment.

           A.        Recruitment shall be tailored to the number and nature of authorized positions to be filled and to labor market conditions. The recruiting efforts of the Director and Department management will be coordinated and carried out in a timely manner so as to permit successful competition with other employers.

           B.        Special emphasis will be placed on recruiting efforts to attract local residents, minorities, women, veterans, the handicapped, or other under-represented groups to help assure they will be among the candidates considered for employment.

           C.        Subject to budgetary and other valid constraints, the Director may:

                       1.        utilize trade journals, newspapers, radio and television media to publicize job opportunities;

                       2.        maintain and use mailing lists of schools, vocational counseling offices, organized occupational groups, and other special applicant interest groups for the dissemination of data about job and career opportunities;

                       3.        invite individuals to specify their vocational interests for future reference;

                       4.        prepare and distribute written information on job opportunities in the Village; and

                       5.        make periodic visits, displays, and programs directed at schools in order to interest students in jobs with the Village.

                       6.        use summer students and coop programs.

3.2      Preference. Candidates may, as provided, be given preference for appointment positions if they are present employees, or veterans.

3.3      Proof of Qualification. Proof of eligibility for veteran preference shall be presented to the Personnel Office at the time of the application, if filed.

3.4      Filing.

           A.        All applications for positions with the Village shall be made on forms prescribed by the Director. Such applications shall include information which the director may deem necessary or as mandated by Village, State and Federal law, regulations, and guidelines. All applications shall be signed, dated, and the truth of all statements contained therein certified by the candidate's signature.

           B.        No question on any form of application shall be so worded as to elicit information concerning the sex, age, race, physical or mental handicap, national or ethnic origin, political or religious opinion or affiliation of any candidate except that information required to assist with equal employment opportunity effort, nor shall inquiry be made concerning such disclosures and such disclosure thereof shall be disregarded, unless such information is deemed a bona fide occupational qualification.

3.5      Rejection.

           A.        The Director may reject an application if the candidate:

                       1.        fails to meet the require minimum qualifications as stated in the job description;

                       2.        has been convicted of a felony or a misdemeanor and the provisions of the Criminal Offender Employment Act, Sections 28-2-1, et seq., NMSA 1978, permit such rejection:

                                   a.        Subject to the provisions of the Criminal Offender Employment Act, in determining eligibility for employment, the Department may take into consideration the conviction; however, such conviction shall not operate as an automatic bar to obtaining public employment unless otherwise provided by law to the contrary.

                                   b.        The following criminal records shall not be used, distributed, or disseminated in connection with an application for any public employment:

                                               (1)       records of arrest not followed by a valid conviction and

                                               (2)       misdemeanor convictions not involving moral turpitude.

                                   c.         The Village Administrator may refuse to grant or renew, or may suspend or revoke the application of any candidate or employee for Village employment for any of the following causes:

                                               (1)       where the candidate or employee has been convicted of a felony or a misdemeanor involving moral turpitude and the criminal conviction directly relates to the particular employment;

                                               (2)       where the candidate or employee has been convicted of a felony or a misdemeanor involving moral turpitude and the criminal conviction does not directly relate to the particular employment and if the Village Administrator determines, after investigation, that the person so convicted has not been sufficiently rehabilitated to warrant the public trust.

                                   d.        The Director shall explicitly state in writing the reasons for a decision which prohibits the person from being eligible for employment, if the decision is based, in whole or in part on a conviction of any crime described in subparagraph 2 of paragraph A of this Section. Completion of probation or parole supervision, or expiration of a period of three years after final discharge or release from any term of imprisonment without any subsequent conviction shall create a presumption of sufficient rehabilitation for purpose of subparagraph (c) of this section.

                                   e.        The Criminal Offender Employment Act (28-2-1 through 28- 2-5 NMSA 1978) is not applicable to the Village law enforcement entity; however, nothing herein shall be construed to preclude a law enforcement entity in its discretion from adopting the policy set forth herein.

                       3.        has made any false statement or produced any false document in support of the application, including INS Form 9;

                       4.        has directly or indirectly given, paid, offered, solicited, or accepted any money or other valuable consideration or secured or furnished any special or secret information for the purpose of affecting the rights or prospects of any person with respect to employment with the Village;

                       5.        has failed to complete the application correctly or submit the application within prescribed time limits;

                       6.        has submitted an application for a classification that is closed for recruitment, except that present employees may submit applications for any classification at any time; or

                       7.        has otherwise violated the Personnel Ordinance or these Rules.

           B.        The director shall notify each candidate whose application is rejected.

3.6      Supplemental Information. The Director may hold an application without processing it until such time as transcripts, supplemental application questionnaires, or other required information are received by the Director.

3.7      Examinations. Examinations shall be confined to those matters which test the candidate's ability to be trained for the position and which are directly job-related and which fairly, validly and reliably test the capacity and fitness of the applicants to successfully discharge the duties of the position for which the examination is administered. Examination may be written, oral, physical, performance tests, rating of training experience, or any combination of these.

3.8      Exemption.

           A.        The Director may exempt from competitive entrance tests those professional and technical persons who possess recognized registration or certification who are applying for classified positions which require such registration or certification.

           B.        The Director may also exempt from competitive entrance tests classifications where job-related ranking measures are not practical or appropriate. These classifications shall be limited to unskilled positions with no identifiable entrance requirements or experience or education as noted in the applicable job description.

3.9      Testing.

           A.        Testing for a position in the Village may be accomplished by rating education, training and experience, oral tests, performance tests, or any other appropriate selection device.

           B.